マルチユーザの場合のタギングについてですが、owner以外のユーザはこちらで書かれているinbox的なタグしかつけることはできないようにしておいて、inbox以外のタギングはownerがinboxを外しながら行うということにしてはいかがでしょうか。

そうするとownerに整理しなければならない負担は生じますが（分類するまでもない話題はinboxを外して無タグで放置もあり）、未整理のまま雑然とするのは防ぐことができ、タギングもownerがイメージした状態を保つことができそうです。